De Clean desk policy is een concept dat binnen vele bedrijven nog onbekend is. Nochtans wordt het binnen meerdere van hun door collega’s en management reeds gebruikt, vaak zonder dat men hier van zelf op de hoogte is.
Simpel uitgelegd houdt de clean desk policy het ordelijk houden van de persoonlijke werkomgeving. Je houd je eigen bureau(blad) zo leeg mogelijk op het einde van de werkdag. Enige uitzonderingen zijn essentials zoals schermen of toetsenborden.
Dit betekent dus alle los liggende papieren, pennen en materialen ofwel opbergen of weg gooien voor het einde van de dag.
Wat houdt deze in?
De essentie van de clean desk policy is nu al uitgelegd, maar hiermee kennen we enkel de basics.
Het hoofddoel van de clean desk policy is om het werken met, en verwerken van essentiële informatie, zo ordelijk, efficiënt en veilig mogelijk te laten verlopen. Het openbaar tonen van vertrouwelijke informatie op de bureau zorgt niet alleen voor een rommelige bureau, maar stelt deze info ook open aan collega’s. Vaak is het dan ook niet de bedoeling dat zij deze informatie te zien krijgen. Dit kan soms voor onvoorziene problemen zorgen op lange termijn.
Dit heeft in sommige gevallen ook betrekking op het digitale bureaublad. Als men essentiële documenten niet snel kan vinden op de computer verliest men vaak veel tijd. Het proper houden van uw desktop is daarom dan ook belangrijk bij het behouden van een clean desk policy.
Voordelen van policy
Zoals reeds uitgelegd berust een clean desk policy op meer dan enkel een propere bureau. Nochtans geeft dit wel één van de grootste voordelen. Een nette bureau straalt professionaliteit uit. Dit geeft een goed beeld van je werkattitude zowel intern als extern wanneer men bijvoorbeeld bezoekers of partners ontvangt. Dit tekent in dit geval dan ook een positief van het bedrijf.
Het behouden van een ordelijke bureau zorgt ook voor een meer efficiënte manier van werken. Je start elke dag met een leeg canvas. Dit betekent dat je geen kostbare tijd verliest met het zoeken naar de juiste documenten en/of materialen. Een nette werkplaats geeft daarbij ook een gevoel van rust. We zijn minder vatbaar voor stres en kunnen onverwachtse problemen beter behandelen.
Hoe implementeren?
Nu we weten wat de clean desk policy juist inhoud rest het ons alleen nog om dit in eigen bedrijf te implementeren.
Een simpele mailing met een korte uitleg zal hier jammer genoeg niet volstaan om het gewenste effect te verkrijgen. Als we willen garanderen dat dit correct en algemeen opgevolgd wordt moet er vanop een hoger niveau gecommuniceerd worden. Het doel hier is om de Clean Desk Policy in de dagelijkse werkroutine van alle collega’s en werknemers te verwerken. Idealiter betekent dit dat deze een deel uitmaakt van de algemene regelgeving binnen het bedrijf. Eens dit gebeurt is wordt de Clean Desk Policy per gevolg ook een deel van van de bedrijfscultuur. Dit kan dan zo ook naar de buitenwereld toe gecommuniceerd worden!