Digitaliseren is een concept dat al een lange tijd te ronde doet.
Desondanks zijn er nog steeds een groot aantal bedrijven die hier nog niet bekend mee zijn of niet weten hoe ze dit juist moeten implementeren. Het digitaliseren van zowel werkprocessen als content biedt nochtans tal van voordelen en zorgt voor meer efficiëntie op de werkvloer.
De vragen die starten met digitaliseren vaak moeilijk maken zijn de hoe en waarom.
We hopen met dit blogartikel daarom enige duidelijkheid hierrond te brengen en u op weg te helpen bij het creëren van uw digitale werkplaats!
Wat houdt dit juist in?
Kort en bondig komt digitaliseren neer op het optimaliseren en in sommige gevallen automatiseren van zekere taken, processen en communicatie tussen de werknemers.
Dit wordt gedaan door het introduceren van technologische innovaties binnen het bedrijf. Deze innovaties kunnen gebeuren in de vorm van nieuwe apparatuur, software of zelfs een mobiele applicatie. Alles met het oog op het efficiënter maken van de werkomgeving!
Hoe begint men hier aan?
De eerste en belangrijkste stap als bedrijf is werknemers van een digitale werkplek voorzien. Hiermee bedoelen we simpelweg een plaats of applicatie online waar collega’s gemakkelijk met elkaar kunnen werken en communiceren.
Dit geeft werknemers een platvorm om gezamenlijk rond een project te werken zonder dat ze hiervoor fysiek moeten samenkomen. Deze digitale werkplek kan verschillende namen hebben (Bijvoorbeeld een Dropbox server of Google Drive). Zo lang men in staat gesteld wordt om efficiënt samen te werken en elkaar gemakkelijk digitaal kunnen bereiken.
Vanaf het moment dat deze operationeel is komt het op het bedrijf aan om taken en projecten hier naar toe en hierrond te vertalen. Een voorbeeld kan zijn, het bijhouden van de inventaris in een google spreadsheet in de plaats van op papier. Hier zijn natuurlijk wel zekere tools voor nodig zoals een webcam of toetsenbord.
Deze en andere artikelen kan u hier vinden
Waarom digitaliseren?
Het is voor bedrijven vaak moeilijk om de eerste stap te zetten vanwege de nodige investering aan tijd en geld. Daarbij wordt er ook vaak gezegd dat men de nodige kennis ontbreekt. We kunnen u alvast geruststellen door te zeggen dat u geen diploma in IT nodig heeft voor het digitaliseren van uw werkomgeving. Verder is het beter om digitalisering te bekijken als een investering, niet een kost.
Door het digitaliseren van uw taken en processen bespaart u namelijk niet alleen tijd maar ook geld. Verbruiksmiddelen zoals papier of inkt zullen merkbaar minder beginnen kosten des te meer er gebruik gemaakt wordt van uw digitale werkplek.
Studies wijzen uit dat digitaliseren werknemers niet alleen efficiënter maar ook meer gefocust doet werken. Dit zowel thuis als op kantoor. Het is tegenwoordig belangrijker dan ooit dat men de optie heeft om vlot vanuit thuis te kunnen werken. Met een digitale werkplek wordt dit alleen maar gemakkelijker doordat men ten alle tijde aan hun bestanden en contacten kan.