Tegenwoordig is het ontbreken van een vergaderruimte op kantoor, of op de werkvloer bijna ondenkbaar geworden. De waarde van deze ruimte in de huidige werkcultuur is daarom ook niet te onderschatten binnen een bedrijf.
Maar waarom is een goede vergaderruimte juist zo belangrijk? En hoe halen we het meeste uit onze meeting rooms?
We geven u in deze blog een antwoord op deze, en hopelijk nog andere vragen rond wat een goede vergaderruimte maakt, en is.
Professioneel communiceren
De primaire functie van een vergaderzaal binnen het bedrijf, is medewerkers voorzien van een ruimte waarbinnen men vrij kan communiceren. Dit betekent dus zonder enige onnodige onderbreking of afleidingen van buiten af.
Dit geldt voor zowel interne meetings onder collega’s als vergaderingen met andere ondernemers en mogelijke klanten/partners. In een vergadering met derden wordt privacy immers immens op prijs gesteld.
Een goede vergaderruimte straalt daarom ook professionaliteit uit in design en ontwerp. Dit zorgt in vele gevallen voor meer effectieve gesprekken, en in sommige gevallen helpt het de klant zelfs aanzetten tot aankoop.
Betere samenwerking
De aanwezigheid van een vergaderruimte binnen de bedrijfsomgeving geeft collega’s niet enkel de mogelijkheid om meer met elkaar te communiceren, maar zet hier ook tot aan.
Een goed vergaderzaal geeft iedereen binnen het bedrijf de mogelijkheid om ongestoord met elkaar te communiceren. Zo kan men niet alleen efficiënter te werk gaan maar ook sneller en beter kwesties of problemen behandelen.
Dringende meetings tussen collega’s kunnen met behulp van een vergaderzaal ook op korte termijn ingepland worden. Er moet geen locatie voor de meeting vastgelegd worden wanneer hier al een vaste ruimte binnen eigen bedrijf voor bestaat.
Een goede inrichting
Nu we weten wat een vergaderzaal zo belangrijk maakt, moet deze enkel nog correct ingericht worden. Gelukkig is Meyer met jarenlange ervaring binnen de sector de ideale partner om u hierin te ondersteunen.
Bij het inrichten van een vergaderzaal moet men 2 hoofdoelen in gedachten houden. De vergaderzaal moet de juiste sfeer creëren om mensen met elkaar te kunnen laten communiceren; maar moet deze ook kunnen behouden.
Dit begint met de afmetingen van de vergaderruimte. Zowel de grote van de ruimte als de vergadertafel binnenin zijn hierbij van belang. Omdat deze beide bepalen hoeveel mensen kunnen deelnemen aan meetings die hier gehouden worden. Daarbij, is het ook belangrijk dat men nog voldoende ruimte heeft om vrij te kunnen bewegen.
Ergonomie is ook hier van toepassing. De juiste vergaderstoelen verzorgen ergonomisch comfort wat langdurige meetings beter mogelijk maakt door rug en nekklachten te voorkomen.
